kilometrówka

Rozliczenie kosztów związanych z pojazdem – kilometrówka w PIT

Kilometrówka jest sposobem rozliczania użytkowania prywatnego samochodu do celów służbowych – w sytuacjach takich jak prowadzenie własnej działalności lub użytkowanie prywatnego pojazdu na rzecz pracodawcy, lub zleceniodawcy. Ewidencja musi być prowadzona w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu. Sprawdź, jakie dane powinna zawierać kilometrówka w PIT i jak możesz rozliczyć podróże służbowe.

Jakich sytuacji dotyczy kilometrówka w PIT?

Nie wiesz, kiedy użycie prywatnego samochodu do celów firmowych musi być rozliczone? Kilometrówka w PIT, czyli ewidencja przebiegu pojazdów, nie dotyczy jedynie prywatnych samochodów, które są używane w działalności gospodarczej. Przepisy prawa wskazują, że kilometrówkę należy prowadzić, gdy:

  • przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą, wykorzystuje własny pojazd do celów firmowych, a jednocześnie nie jest on wprowadzony do majątku firmy (jest on użytkowany np. na podstawie najmu),
  • pracownik użytkuje prywatny pojazd do celów działalności swojego pracodawcy.

Kilometrówka w PIT, gdy przedsiębiorca użytkuje prywatny samochód w celach służbowych, powinna zawierać przeliczenie limitu, do którego można rozliczać wydatki. W tej sytuacji kluczową informacją będzie liczba przejechanych kilometrów podczas wyjazdów służbowych. W drugim przypadku wydatki na auto będą wyliczane w sposób zryczałtowany lub też jako kwota ustalana przy zastosowaniu stawkę za każdy kilometr przebiegu pojazdu.

Pamiętaj, że kilometrówka w PIT nie musi być prowadzona wtedy, gdy:

  • podatnik używa pojazdu pracownika i rozlicza się z nim w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne,
  • podatnik na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności używa cudzego samochodu ciężarowego, użytkowanego np. na podstawie umowy użyczenia, dzierżawy lub najmu.

Cel prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów

Główną funkcją ewidencji przebiegu pojazdów jest wyliczenie, ile poniesionych w danym miesiącu wydatków na samochód można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (koszty napraw, paliwa, opłaty za autostrady lub części). Kilometrówka w PIT pomoże we właściwym ustaleniu podstawy opodatkowania w odniesieniu do podatku dochodowego od osób fizycznych.

Warto pamiętać, że kilometrówkę należy prowadzić dla każdej wykonanej trasy. Nie można wprowadzić do ewidencji zbiorczej informacji o wszystkich wyjazdach przeprowadzonych w danym miesiącu. Każda z tras musi być rozpisana osobno, a następnie podsumowana jako łączna wartość. Kilometrówka w PIT jest rozliczana dla każdego roku podatkowego osobno: od stycznia do grudnia. Jeśli w grudniu zdarzą się nadwyżki, to nie można ich przenieść do ewidencji ze stycznia.

Jakie dane powinna zawierać kilometrówka w PIT?

Kilometrówka w PIT powinna zawierać następujące dane:

  • imię, nazwisko i adres osoby korzystającej z samochodu lub innego pojazdu,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • pojemność silnika,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (miejsce jej rozpoczęcia i zakończenia),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu,
  • kwotę, która wynika z pomnożenia stawki za 1 kilometr i liczby przejechanych kilometrów,
  • podpis i dane pracodawcy/podatnika.

Należy pamiętać o tym, że kilometrówka w PIT posiada ograniczenia w zaliczaniu poniesionych wydatków do kosztów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *